عرض السعر مقابل الفاتورة: ما الفرق ومتى تستخدم كلًّا منهما

عرض السعر والفاتورة يقعان على طرفي البيع نفسه. أحدهما يأتي قبل أن يوافق الزبون؛ والآخر بعده. اضبط الترتيب فتبدو المعاملة كلها سلسة واحترافية. أخطئ فيه — بإرسال فاتورة قبل الاتفاق على شيء، أو عرض سعر بينما تريد أن تُدفع فعلًا — فتبدو غير منظّم.

الجواب المختصر

عرض السعر اقتراح سعر. يخبر الزبون بكلفة الشيء ومدة صلاحية السعر، ولا يُلزم أحدًا — لا شيء مستحقّ. أما الفاتورة فطلب دفع. تُصدَر حالما يوافق الزبون، وتمثّل مالًا صار الزبون مدينًا لك به. باختصار: عرض السعر قبل، والفاتورة بعد.

ماذا في كل مستند

كلاهما يحمل اسم عملك ورقمك الضريبي وتفاصيل الزبون وقائمة مفصّلة وضريبة وخصمًا ومجموعًا. الفرق في التواريخ والحالة. لعرض السعر تاريخ صالح حتى وحالة مثل مسودة أو مُرسلة أو مقبولة أو مرفوضة أو منتهية — يتتبّع ما إذا كان العرض ما زال ساريًا. وللفاتورة تاريخ استحقاق وحالة مثل غير مدفوعة أو جزئية أو مدفوعة، مع مبلغ مدفوع ورصيد مستحقّ — تتتبّع ما إذا كنت قد دُفعت.

متى ترسل عرض سعر

أرسل عرض سعر كلّما أراد الزبون سعرًا قبل الالتزام: عمل مخصّص، طلب جملة، تركيب، مشروع تصميم، أو أي شغل تسعّره مسبقًا. يتيح للزبون المقارنة والقرار دون التزام، ويحمي تاريخ الصلاحية تسعيرك بينما يفكّر.

متى ترسل فاتورة

أرسل فاتورة حالما يُتّفق على البيع وتريد أن تُدفع — بعد قبول عرض سعر، أو بعد تسليم خدمة، أو مع طلب جملة يخرج. الفاتورة هي المستند الذي يدفع الزبون مقابله، وتسجيل الدفعة عليها يُبقي دفاترك واضحة عمّن لا يزال مدينًا لك.

كيف يجري الأمر عمليًا

يسير العمل المعتاد: عرض سعر ← اتفاق ← فاتورة ← دفع. ترسل عرض سعر، يقبله الزبون، تعلّمه مقبولًا، ثم تصدر له فاتورة بالأصناف والمجموع نفسها. في YellowPOS يعيش المستندان في لوحة التحكم ذاتها — عروض الأسعار والفواتير لكلٍّ ترقيمه وحالاته وملف PDF — فتنتقل من الاقتراح إلى الدفع دون إعادة كتابة أي شيء أو التنقّل بين أدوات منفصلة.

الخلاصة

استخدم عرض السعر لكسب الشغل والفاتورة لتحصيل ثمنه. أبقِهما مستندين متمايزين — لكلٍّ رقمه وتواريخه — فيصبح كلٌّ من زبائنك وسجلّاتك في آخر الشهر أوضح. جاهز لإرسال أول عرض؟ ابدأ بـكيف ترسل عروض أسعار احترافية لعملائك في لبنان.